Recomendaciones para afrontar con éxito una inspección de trabajo y seguridad social

María Camacho, Abogada de NR2

EN BREVE: Mencionar las palabras “inspección de trabajo” resulta, a menudo, sinónimo de temor y rechazo en cualquier empresa. Aun en el supuesto de estar al corriente en el cumplimiento de la normativa laboral y tener todo en orden, nunca resulta agradable recibir la visita de un Inspector o Subinspector de trabajo.

SUMARIO

• ¿Qué es una Inspección de Trabajo y cuál es su finalidad?
• ¿Qué pautas deberíamos seguir ante una Inspección de Trabajo y Seguridad Social? ¿Qué documentos necesitamos tener en regla y a mano para salir airosos del proceso de inspección?
• ¿Errores de comportamiento ante una Inspección de Trabajo y Seguridad Social?
• ¿Cómo actuar ante una sanción de trabajo? Plazos y alegaciones.
• ¿Cuál es la normativa aplicable?

Pensamos que las inspecciones de trabajo parten siempre de una denuncia previa, de una mala gestión empresarial, o de problemas económicos o laborales, y no es así. Cualquier empresa o autónomo que cuente con empleados contratados puede ser objeto de una inspección de trabajo, y no por ello tienen que saltar las alarmas ni surgir preocupaciones que no nos llevan a nada. A través de este artículo trataremos de resolver las dudas y ayudar a entender el proceso con el fin de rebajar tensiones infundadas y normalizar, desde la comprensión, un proceso que no tiene por qué resultar desagradable si se cumplen unas pautas mínimas de organización y actuación.

¿Qué es una Inspección de Trabajo y cuál es su finalidad?

Para entender el proceso hay que partir del concepto y comprender su utilidad global desde un punto de vista constructivo.

Salvo contadas excepciones, toda empresa o negocio -especialmente privados- y todos los sectores, pueden ser objeto de una Inspección de Trabajo. La “Inspección de Trabajo y Seguridad Social” (“ITSS”) es una organización que forma parte del “Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social” y, como tal parte integrante, cumple una doble función positiva:

• Velar por el cumplimiento de la Ley en el marco de las obligaciones laborales y de la Seguridad Social, tanto por parte de las empresas como por parte de los trabajadores.

• Asesorara las empresas y negocios para evitar irregularidades y actuaciones perjudiciales, que resulten contrarias al cumplimiento de la normativa y al ritmo ordinario de las relaciones profesionales y personales en el ámbito de la empresa.

En definitiva, la ITSS surge como una entidad administrativa destinada a la defensa directa de los derechos de trabajadores y empresarios, colaborando en el cumplimiento de la legislación vigente y asesorando en materia laboral con el fin de evitar infracciones y lesiones de intereses por ambas partes.

¿Qué pautas deberíamos seguir ante una Inspección de Trabajo y Seguridad Social? ¿Qué documentos necesitamos tener en regla y a mano para salir airosos del proceso de inspección?

En contra de la creencia popular, las ITSS no siempre parten de una denuncia previa ni es habitual que exista un preaviso por parte del Inspector o Subinspector para dicha actuación, sino más bien todo lo contrario. El “efecto sorpresa” garantiza la viabilidad del proceso y la defensa de los derechos de las partes implicadas, por lo que resulta aconsejable:

• Estar preparado siempre, adaptando la empresa o negocio a las exigencias y cambios legales que vayan surgiendo en la materia. Que no se haya producido una ITSS en nuestra empresa, no es excusa para no estar al día en el cumplimiento de la normativa y sus obligaciones generales.

• Tener siempre a mano y en orden la documentación básica que nos será requerida en caso de ser sometidos a una ITSS.

Llegados a este punto, conviene tener claro a qué nos estamos refiriendo exactamente. En caso de producirse una ITSS en nuestra empresa o negocio, el Inspector o Subinspector podrá solicitarnos, entre otros, los siguientes documentos:

1. Escrituras y poderes de la Sociedad.
2. Plan de Prevención de Riesgos Laborales.
3. Seguros sociales.
4. Recibos de autónomos.
5. Contratos y nóminas de los trabajadores.
6. Parte de confirmación, alta y baja de los trabajadores.
7. Resumen de horas extraordinarias.
8. Justificante de inscripción de la empresa en la Seguridad Social.
9. Justificante que acredite que la empresa está al corriente en los pagos de nóminas a los trabajadores.
10. Justificante que acredite que la empresa está al corriente en los pagos a la Seguridad Social.
11. Libro de visitas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Como complemento a la documentación recopilada, el Inspector o Subinspector podrá formular cuantas preguntas estime necesarias, tanto a los empresarios como a sus empleados. No obstante, si tenemos toda la documentación en orden y cumplimos con la normativa laboral vigente, no hay motivos para preocuparnos por el resultado del cuestionario y del dictamen que, seguro, será favorable.

¿Errores de comportamiento ante una Inspección de Trabajo y Seguridad Social?

Cualquier conducta, acción u omisión, de cualquier índole, que intencionadamente retrase, dificulte o impida al Inspector o Subinspector realizar su trabajo en tiempo y forma, supondría un perjuicio para nuestra empresa, para nuestros trabajadores y, muy probablemente, implicaría la imposición de la temida sanción.

Ante una ITSS la clave se encuentra básicamente en mostrarnos colaborativos. Resultaría una gran equivocación y causa de infracción grave o muy grave:

• Negarnos a la ITSS.

• Dificultar, retrasar o impedir el trabajo del Inspector o Subinspector.

• No aportar la documentación requerida, intencionadamente y sin causa justificada.

• Ocultar información, intencionadamente y sin causa justificada.

• Coaccionar o limitar a los trabajadores para que no respondan o no colaboren durante el proceso de inspección. Conviene recordar que los trabajadores no sólo tienen el derecho, sino también el deber de contestar.

¿Cómo actuar ante una sanción de trabajo? Plazos y alegaciones

En caso de que el Inspector o Subinspector detectase alguna irregularidad en nuestra empresa o negocio, bien durante su visita o durante la revisión y cotejo de la documentación requerida, podrá levantar la llamada y temida “acta de infracción”.

Tampoco aquí es necesario preocuparse en exceso si no hay motivo ya que, mostrándonos de nuevo colaborativos y atendiendo a las pautas, comunicaciones y plazos que nos vayan marcando podremos, en las ocasiones que proceda, subsanar las infracciones o aclarar los errores materiales que se hayan podido ocasionar durante el curso de la inspección.

En un plazo nunca superior a diez (10) días hábiles desde la fecha de emisión del “acta de infracción” recibiremos, por correo certificado, la notificación de la sanción que nos vaya a ser impuesta. La fecha del acta no siempre coincide con la fecha de la visita del Inspector o Subinspector, ya que por Ley pueden transcurrir incluso hasta nueve (9) meses. En cualquier caso y hecha la aclaración anterior, si recibiésemos la notificación en un plazo superior a los diez (10) días hábiles indicados, ésta podría declararse nula siempre que acreditemos debidamente este extremo mediante el oportuno “recurso de alegaciones”.

Llegados al supuesto de que recibamos la notificación de sanción dentro de plazo debemos actuar con rapidez, ya que dispondremos de quince (15) días hábiles para verificar si son correctos los motivos de la sanción, los datos utilizados para dictaminarla y la información que contiene.

En caso de detectar cualquier error en el dictamen, errores de cualquier índole, tendremos la obligación de acreditar su existencia documentalmente y explicar ampliamente las razones de nuestros argumentos mediante el correspondiente “recurso de alegaciones”. Conseguir probar los argumentos por esta vía, puede llegar a suponer la subsanación de la infracción detectada, quedando sin efecto la sanción impuesta y retrotrayendo la vida de nuestra empresa al momento anterior.

Como consejo final y especialmente importante sobre este punto, recordar que nunca debemos obviar sin motivo justificado una notificación de sanción. A pesar de nuestra “pasividad”, el proceso seguiría su curso normal, sin efectos suspensivos, avanzando los trámites sin que tengamos oportunidad posterior de formular alegaciones o defendernos.

¿Cuál es la normativa aplicable?

Partiendo de la premisa legal “ignorantia juris non excusat”, o “la ignorancia de las leyes no excusa de su cumplimiento”, recogida en el artículo 6.1 de nuestro Código Civil, es fundamental que toda empresa o negocio esté al corriente de la normativa reguladora del proceso de Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Si por nuestra formación no contamos con la preparación necesaria para conocer la legislación aplicable, conviene siempre estar debidamente asesorados por profesionales expertos en la materia que nos aconsejen en todo momento sobre cómo actuar, cómo funcionar en el día a día de nuestra vida empresarial y cómo afrontar y reaccionar ante una ITSS. Numerosos despachos de abogados, gestorías y autónomos podrán acompañarnos en el proceso y, llegados el caso, ayudarnos a subsanar defectos de forma y fondo en los que incurrimos en la mayoría de los casos sin ser conscientes de ello.

A título ilustrativo, citamos los principales textos legales que regulan en la actualidad el proceso de Inspección de Trabajo y Seguridad Social:

• Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección.

• Real Decreto 192/2018, de 6 de abril, por el que se procede a la aprobación de los Estatutos del Organismo Estatal de Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

• Modificaciones del Real Decreto 424/2016, de 11 de noviembre, por el que se estableció la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales, desarrollado respecto del anteriormente denominado “Ministerio de Empleo y Seguridad Social” por el Real Decreto 703/2017, de 7 de julio, que, asimismo, se modifica.

CONCLUSIONES

¿Tenemos demasiada información tras leer el artículo? Recordemos los aspectos relevantes para afrontar con éxito una Inspección de Trabajo y Seguridad Social:

• Lo importante no es la ITSS en sí, sino el curso diario de la empresa acorde a la normativa vigente en la materia. Nada hay mejor en la vida que ser precavido, y más cuando con esa conducta podemos ganar en tranquilidad y defender con dignidad nuestros propios derechos, como empresarios, y los derechos de nuestros trabajadores y empleados. No esperes a recibir un preaviso de inspección de trabajo o una “visita sorpresa”, fórmate, infórmate, se organizado y cumple con tus obligaciones. De esta manera cualquier ITSS será un mero trámite por el que pasaremos sin ningún tipo de problema.

• La finalidad de los procesos de ITSS es positiva y no retributiva. Su objetivo final no es sancionar, sino velar en todo momento por el cumplimiento de las obligaciones y el respeto de los derechos de empresarios y trabajadores, así como asesorar a las empresas y negocios para evitar irregularidades legales y actuaciones que puedan resultar perjudiciales.

• Ante una posible sanción, tranquilidad y eficacia. Nunca omitas sin motivo una notificación de sanción; reacciona. Tal y como hemos explicado, en ocasiones pueden producirse errores durante el proceso de ITSS que podremos subsanar mediante los oportunos “recursos de alegaciones”. Detecta posibles errores, reúne documentación acreditativa y alega tus motivos dentro del plazo marcado. Una subsanación a tiempo podrá corregir el error, anular la sanción y permitirnos seguir adelante con la vida de la empresa sin mayores sobresaltos.

• La ignorancia de la Ley no excluye de su cumplimiento. Si no estás al corriente de la normativa aplicable en materia de ITSS, recibe el asesoramiento de profesionales que te indiquen la mejor manera de estar preparado, día a día, para actuar ante una posible inspección.

Adoptando estas medidas y precauciones básicas, enfrentarnos a una posible Inspección de Trabajo y Seguridad Social será un mero trámite del que seguro saldremos airosos, con la sensación de haber colaborado y haber aportado nuestra pequeña ayuda en el cumplimiento de las obligaciones y la defensa de los intereses de trabajadores y empresarios.