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1. Introducción
Hoy en día un gran número de empresas reconocen tener problemas con la gestión de los documentos, tanto en papel como en formato electrónico. Las empresas del sector de la construcción o son una excepción. La necesidad de manejar una cantidad de documentos en constante aumento dificulta su organización y su gestión. Por un lado, las crecientes exigencias de las Administraciones Públicas, a las que se añaden los requisitos de los sistemas de gestión de la calidad y del medio ambiente (normas ISO 9001 e ISO 14001), obligan a definir adecuadamente los procedimientos de gestión de los documentos.
Por otro lado, la gestión de las actividades de la empresa se apoya cada vez más en el intercambio de documentos entre los diferentes departamentos de la empresa, y entre la empresa y sus clientes y proveedores.
Es habitual que los directivos de las empresas no tengan entre sus prioridades la gestión de los documentos de archivo y, por tanto, que no se halle definida una política clara al respecto. Hay que entender que la gestión documental es un proceso de soporte transversal que abarca todas las áreas de la empresa y que requiere definir unas estrategias y unos objetivos a medio y a largo plazo. De lo contrario, las carencias en la gestión de los documentos acaban teniendo una repercusión negativa en los procesos de negocio de la empresa.
El sistema de archivo ha de permitir que los documentos sean rápidamente accesibles, eficientes en cuanto a coste y totalmente seguros. Aunque el objetivo principal sea garantizar la evidencia de las actividades de la empresa por razones contractuales o legales, la gestión documental también tiene que proporcionar coherencia y continuidad a la gestión y la administración de la empresa, y facilitar la realización efectiva de sus actividades productivas.
Establecer una política que especifique cómo se quiere tratar a nivel corporativo el sistema de archivo proporciona a todo el personal un marco de actuación común, reduciendo los riesgos que tienen su origen en una visión parcial de los procesos documentales.
De cara a explicar las actividades a realizar en el proceso de planificación y puesta en funcionamiento de un sistema de gestión de los documentos de archivo, se divide el mismo en cinco etapas.
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