Alertas Jurídicas jueves , 17 junio 2021
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¿CÓMO MEJORAR EL CORREO ELECTRÓNICO?

 

 

 

 

 

1.        Introducción

 

 

 

En la actualidad, el correo electrónico o e-mail posibilita el intercambio de mensajes entre usuarios conectados, directa o indirectamente, a ordenadores a través de una red. De esta forma, se pueden realizar comunicaciones interpersonales entre usuarios de ordenadores personales, o intercambios electrónicos de datos entre aplicaciones situadas en ordenadores remotos.

 

 

 

Así, gracias a las nuevas tecnologías, existe la posibilidad, como sabemos, de que un usuario de ordenador de cualquier ciudad, mediante los medios adecudados, pueda consultar actividades empresariales o servicios de cualquier firma o empresa del mundo. Asímismo, también es posible que cualquier empresa o negocio pueda dar a conocer sus actividades, e incluso ofrecer sus servicios, de manera instantánea.

 

 

 

Una de las mayores características del correo electrónico es que el emisor y el receptor no tienen por qué estar conectados a la vez. El emisor puede enviar el mensaje, y aunque puede llegar en pocos minutos a su destino, el receptor lo recibirá físicamente en su ordenador, cuando se conecte a la red.

 

 

 

Actualmente, el correo electrónico es una herramienta habitual en numerosas empresas, e incluso a nivel doméstico, debido al crecimiento tan espectacular que ha sufrido. De todos los servicios y sistemas electrónicos existentes en la actualidad, el correo electrónico es el medio que más se está imponiendo, de forma masiva, en todo el mundo.

 

 

 

Por ello, y debido a la magnitud de la amenaza del correo tradicional, algunos organismos de correos ya están efectuando inversiones para sustituir, paulatinamente, muchos de sus envíos tradicionales por sistemas electrónicos, por ejemplo, envían cartas o postales al lugar de destino y allí las imprimen.

 

 

 

Por otra parte, también existen personas que consideran que el fax se ve amenazado por el potencial y la versatilidad del correo electrónico. Como es sabido, la principal ventaja del fax sobre la comunicación telefónica consiste en la posibilidad de transmitir imágenes, mejorando también el correo tradicional, en cuanto a su rapidez. A través del correo electrónico no sólo se combinan estas dos ventajas, sino que se amplían, puesto que la información remitida no se degrada en absoluto, teniendo en cuenta también que el uso del mail es más económico que el servicio de fax.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.        Funcionamiento del correo electrónico

 

 

 

El ordenador emisor del mensaje transmite éste a otro ordenador, llamado «servidor´´ de correo, quien recibe el mensaje y lo transmite al receptor, decidiendo la ruta más conveniente para su envío.

 

 

 

Esta ruta, en muchas ocasiones, se compone de otros muchos servidores que van transmitiendo el mensaje, hasta que por fin llega al servidor, que se encuentra en la misma red local que el ordenador receptor del mensaje. Finalmente, cuando llega a este servidor de destino, el mensaje se deposita en el buzón del usuario, y cuando éste se conecta con su servidor se le transmite el mensaje que estaba almacenado.

 

 

 

Si en el transcurso de la operación existe algún dispositivo fuera de servicio, el servidor guarda el mensaje hasta que se solucione el problema y vuelve a enviarlo en el momento que considera adecuado.

 

 

 

2.1.El sistema de mensajería electrónica

 

 

 

La tecnología SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) es la que se utiliza dentro del mundo Internet, y actualmente es la que tiene una mayor difusión. Los destinatarios tienen una dirección electrónica cuya estructura es muy sencilla:

 

 

 

nombre_usuario@host.dominio.país

 

 

 

En primer lugar, y antes de la arroba, encontramos la identificación del usuario dentro del sistema propio de mensajería. Lo habitual es que nos encontremos con un nombre, pero en muchas ocasiones se introduce la primera inicial del nombre seguida del apellido, o el nombre y el apellido separados por un punto. También la identificación puede constar de números, pero en ningún caso están permitidos espacios en blanco.

 

 

 

Seguidamente aparece el carácter arroba @ y posteriormente se indica donde está adscrito el usuario. Esta última parte, normalmente, consta del nombre del ordenador donde está conectado el usuario, el nombre de la institución y, finalmente, el país.

 

 

 

 

 

2.2. El envío de mensajes

 

 

 

 

 

 

 

Para enviar un mensaje debemos seleccionar la opción «Nuevo mensaje´´ o pulsar CTRL+ N. Inmediatamente se abrirá una ventana en la que deberemos confeccionar éste, rellenando primeramente los siguientes campos, correspondientes a la cabecera del mensaje:

 

 

 

-˜          From: indicaremos la dirección electrónica del remitente.

 

-˜          To: escribiremos la dirección del destinatario del mensaje.

 

-˜          Subject: a modo de referencia, indicaremos el asunto del mensaje.

 

-˜          CC: si se va a enviar una copia a otro destinatario.

 

-˜          Attachments: si lleva asociados ficheros de algún tipo.

 

 

 

Una vez que hayamos rellenado todos los datos y redactado el mensaje, el programa se conectará con el servidor de correo electrónico que le hayamos especificado, y enviará el mensaje guardando una copia del mismo, si así lo hemos indicado. De esta forma podremos realizar un seguimiento de los diferentes mensajes que vayamos enviando.

 

 

 

 

 

3.        Características del correo electrónico

 

 

 

El correo electrónico, como su nombre indica, permite enviar y recibir mensajes y cartas a través de las redes de ordenadores. La utilización de este sistema proporciona un gran número de ventajas, con respecto a las formas tradicionales de envío de correspondencia:

 

 

 

-˜          Rapidez: los mensajes de correo electrónico suelen llegar en pocos minutos a su destino, aunque se encuentren a miles de kilómetros.

 

 

 

-˜          Economía: generalmente, este medio es más barato que cualquier otro sistema, no obstante, dependiendo del tipo de conexión de que dispongan el emisor y el receptor.

 

 

 

-˜          Comodidad: la utilización de este sistema ahorra tiempo y espacio, ya que los mensajes se guardan en el disco del ordenador y pueden ser archivados, manipulados, impresos, copiados o reenviados a terceras personas, tantas veces como se quiera. Cualquier mensaje recibido puede ser contestado en pocos segundos, sin necesidad de copiar direcciones ni de pegar sellos.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

No obstante, también se debe puntualizar que existen algunos inconvenientes en el uso de este sistema: por ejemplo, el de la seguridad. Existen ocasiones en que los mensajes pueden ser leídos por otras personas que tengan acceso al sistema. Para ello, existen en el mercado programas que codifican la información, de manera que sólo pueden ser descifrados para los interesados.

 

 

 

4.        Consejos para mejorar el uso del correo

 

 

 

Un buen sistema de mensajería electrónica a nivel de usuario final debería  aportar las siguientes posibilidades:

 

 

 

-˜          Envío y recepción desde nuestro ordenador personal: independientemente de que el sistema de gestión de mensajes esté situado en otro.

 

 

 

-˜          Multienvío a varios destinatarios: se consigue por medio de  listas de usuarios o bien introduciendo manualmente los destinatarios.

 

 

 

-˜          Posibilidad de enviar copias de mensajes a terceros destinatarios, e incluso de copias «ciegas´´: es decir, que el usuario primero no sepa que la copia ha sido enviada.

 

 

 

-˜          Aviso de que tenemos mensajes sin leer: de esta forma, conoceremos en todo momento si hemos recibido un nuevo mensaje, mediante una ventana o aviso acústico.

 

 

 

-˜          Posibilidad de solicitar acuses de entrega y recibo: que el sistema nos avise de cuándo ha llegado al buzón del destinatario final y cuándo lo ha abierto.

 

 

 

-˜          Réplica de mensajes de correo electrónico: que únicamente con un comando podamos crear un mensaje de réplica a cualquiera que recibamos.

 

 

 

-˜          Posibilidad de imprimir tanto los mensajes enviados como los recibidos: para poder tener siempre una copia impresa de éstos.

 

 

 

-˜          Posibilidad de envío de ficheros asociados al mensaje: ya sean de tipo binario o de texto.

 

 

 

Por último, además de confeccionar un mensaje que conste tan sólo de texto, a continuación se exponen algunos trucos para proporcionar a nuestro escrito más legibilidad, y de esta forma facilitar su comprensión, por ejemplo:

 

 

 

-˜          Utilizar mayúsculas y minúsculas normalmente, como en cualquier escrito comercial. Para resaltar una parte del mensaje, o una palabra determinada, la escribiremos en mayúsculas. En los correos electrónicos, las mayúsculas se utilizan para simbolizar que se está gritando o que estamos otorgando mucha importancia a un contexto.

 

 

 

-˜          Separar los párrafos con líneas en blanco, para así facilitar su lectura, procurando no confeccionar párrafos muy extensos ñno más de cinco o seis líneas-

 

 

 

-˜          Firmar siempre los mensajes con los datos oportunos, como nombre real, dirección de web o correo electrónico, entre otros.

 

 

 

-˜          Introducir asteriscos para simbolizar negrita, o el guión bajo para indicar subrayado. Ejemplo: *negrita*, _subrayado_.

 

 

 

-˜          Si queremos indicar direcciones de correo o enlaces, las incluiremos entre los signos < >. Además de ser más legibles de este modo, muchos programas de correo emplean estos signos para reconocer las direcciones especiales y crear enlaces automáticos a Internet.

 

 

 

-˜          Indicar siempre en nuestros mensajes, en caso de añadir ficheros, en qué formato están o si son comprimidos.

 

 

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