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1. Introducción
Una de las preguntas que aparece sistemáticamente en cualquier foro de debate sobre protección de datos personales es la que hace referencia al tiempo que como máximo deben guardarse los datos personales, una vez ha finalizado el tratamiento de los mismos. Es una pregunta lógica pero de compleja respuesta.
En efecto, de acuerdo con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPD), Ley 15/1999, se nos indica en el artículo 4.1 (sic): «Los datos personales sólo se podrán recoger para su tratamiento´´ y el siguiente apartado artículo 4.2: «No se considerará incompatible el tratamiento posterior de éstos (los datos personales) con fines históricos, estadísticos o científicos´´ y para acabar citamos el mismo artículo 4.5: «Los datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados´´.
«No serán conservados en forma que permita la identificación del interesado durante un período superior al necesario para los fines en base a los cuales hubieran sido recabados o registrados´´
Todo ello deja meridianamente claro que la obtención y conservación de los datos personales siempre debe estar orientada a un fin concreto, que es el que legitima su obtención y posterior tratamiento. Una vez finalizada la eficacia de dicha finalidad, los datos deben ser cancelados. ¿Qué se debe entender por cancelación? Para dar respuesta a esta pregunta recurrimos al artículo 16 «derecho de rectificación y cancelación´´ en el que su epígrafe 3 se dispone textualmente: «la cancelación dará lugar al bloqueo de los datos, conservándose únicamente a disposición de las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento, durante el plazo de prescripción de éstos. Cumplido el plazo deberá procederse a la cancelación´´ y el epígrafe 5 del mismo artículo (sic): «Los datos de carácter personal deberán ser conservados durante los plazos previstos en las disposiciones aplicables o, en su caso, en las relaciones contractuales entre las personas o entidades responsables del tratamiento y el interesado´´. El contenido de estos dos párrafos transcritos deviene fundamental para dar respuesta a la pregunta que nos ocupa. Antes de concluir llamamos la atención del lector sobre algunas expresiones contenidas en ellas:
– Bloqueo de los datos.
– Posibles responsabilidades.
– Plazo de prescripción (de las responsabilidades).
– Disposiciones aplicables.
– Bloqueo de los datos. Dice el artículo 16.3 que la cancelación dará lugar al bloqueo de los datos. No habla de momento de su eliminación, porque los datos deberán conservarse a disposición de diferentes instancias judiciales y administrativas durante el plazo de prescripción de posibles responsabilidades nacidas del tratamiento. El referido plazo de prescripción es variable y su duración está prevista, según el artículo 16.5 en las disposiciones aplicables y, en su caso, en las relaciones contractuales que dieron origen a la recogida de los datos. Y para rematar tan intrincado asunto debemos recurrir a la última disposición del epígrafe 16.3; «Cumplido el citado plazo (de prescripción), deberá procederse a su supresión (de los datos)´´
Ahora ya disponemos del cúmulo de disposiciones que nos permitirán dar respuesta a nuestra pregunta inicial:
a) La recogida y tratamiento de los datos tiene un origen finalista, no caprichoso ni gratuito (art. 4.1).
b) Cuando haya acabado la finalidad del tratamiento, los datos deben ser cancelados, no destruidos (art. 4.5).
c) Excepción a lo anterior, es la posibilidad de tratamiento posterior al agotamiento de su finalidad con fines históricos, estadísticos o científicos (art. 4.2).
d) La cancelación del tratamiento de los datos personales también se puede anticipar, en función del ejercicio del derecho de cancelación por parte del interesado, derecho que este puede ejercer libremente en todo momento y cuyo cumplimiento deberá ser observado por el responsable del fichero en el plazo máximo de 10 días desde su notificación (art. 16.1).
e) Los plazos de conservación de los datos cancelados son variables, en función de los plazos de prescripción de posibles responsabilidades nacidas del tratamiento (art. 16.3). Dichos plazos están previstos en las disposiciones aplicables o, en su caso, en las relaciones contractuales entre el interesado y el responsable del fichero (art. 16.5).
« Transcurrido dicho plazo variable, los datos deben ser suprimidos – destruidos, ahora sí – de acuerdo con el artículo 16.3.
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