Nuevo Suministro Inmediato de Información

El pasado 1 de julio entró en vigor la nueva normativa relativa al Suministro Inmediato de Información -SII-, que implica una nueva obligación de llevanza de los libros registro del IVA a través de la Sede electrónica de la AEAT -Agencia Estatal de Administración Tributaria-.
 

El Real Decreto 596/2016 para la modernización, mejora e impulso de medios electrónicos en la gestión del IVA, a través del que se introducía la normativa del SII -entre otras novedades-, incluye determinadas consideraciones respecto de la justificación de la introducción de esta nueva normativa, señalando, en este sentido, que el progreso sustancial que se ha producido en el uso de nuevas tecnologías para la llevanza de los libros registro razonablemente ha de permitir transformar el sistema de llevanza de los mismos en un sistema más moderno, que acerque el momento del registro o contabilización de las facturas al de la realización efectiva de la operación económica que subyace a las mismas.

Así, la nueva normativa ha introducido una serie de novedades que suponen un cambio sustancial en la operativa de las entidades sujetas a este nuevo sistema. Con el fin de comprender el impacto que esta nueva normativa supone para los contribuyentes afectados, conviene señalar las líneas básicas de la misma y apuntaremos asimismo determinados aspectos prácticos que han suscitado especial controversia en los últimos meses.

¿Qué es el SII?

En esencia, el SII supone la obligación de proporcionar información sobre los registros recogidos en los Libros registro de facturas recibidas, expedidas y bienes de inversión, así como información sobre determinadas operaciones intracomunitarias y sobre los cobros en efectivo recibidos, de acuerdo con las obligaciones registrales de la entidad.

Así, no se trata de enviar las propias facturas expedidas o recibidas, sino los datos o registros que contienen las facturas y que se han de incluir en los libros del IVA.

Esta información ha de proporcionarse a la AEAT a través de un servicio web mediante el empleo de ficheros XML con un contenido y formato determinados.

¿A quién afecta el SII?

Esta normativa resulta de obligada aplicación a todas aquellas entidades cuyo período de liquidación del IVA coincida con el mes natural, es decir, aquellas con un volumen de operaciones superior a 6 millones de Euros, además de aquellas que apliquen el régimen de Grupos del IVA y empresas inscritas en el registro de devolución mensual de dicho Impuesto.

Ello supone que más de 60.000 entidades en España están ya sujetas a esta nueva obligación de suministro de información.

A este respecto, conviene traer a colación un aspecto que ha generado una cierta controversia en los últimos meses -pero que de hecho parece haber sido confirmado por la propia Dirección General de Tributos en reciente contestación vinculante a consulta tributaria número V1588-17, de 20 de junio de 2017-, como es la obligación de reporte al SII de aquellas entidades cuyo volumen de operaciones es superior a los 6 millones de euros pero que, de acuerdo con el tratamiento a efectos del IVA de sus operaciones, no están obligadas a presentar las autoliquidaciones periódicas  del Impuesto e incluso están dispensadas de la obligación de expedir facturas para documentar las operaciones realizadas. Se trata, por ejemplo, de entidades que únicamente realicen operaciones exentas del IVA –tales como servicios médicos-, que estarían obligadas cuanto menos a reportar los registros incluidos en sus libros registro de facturas recibidas.

¿Qué información se ha de reportar?

Como se ha indicado, no se trata de proceder al envío de las propias facturas expedidas y recibidas por los contribuyentes, sino que se ha de enviar información sobre los registros recogidos en los Libros registro de facturas expedidas, recibidas y otros libros previstos en la normativa del IVA, que incluyen prácticamente la totalidad de los datos que necesariamente deben figurar en una factura.

Conviene indicar que se ha modificado dicha normativa con el objeto de que en tales libros se recojan un importante número de datos que no eran obligatorios antes del 1 de julio de 2017. Se trata de datos tales como la clasificación del tipo de factura registrada -completa, simplificada, asiento resumen de facturas, etc.-, la identificación de aquellas que sean rectificativas, bajo una clasificación específica, la descripción de la operación a que se refiere la factura, el tratamiento a efectos del IVA aplicado -tanto en lo que se refiere a la calificación de la operación como sujeta, no sujeta o sujeta pero exenta del IVA, como a su identificación bajo determinadas clasificaciones proporcionadas al efecto por la AEAT- u otros datos que, en ocasiones, no guardan relación alguna con el IVA, como por ejemplo la referencia catastral en caso de arrendamiento de locales de negocio.

En definitiva, la cantidad de información sobre las transacciones que se facilita a la AEAT y su nivel de detalle se han incrementado significativamente bajo el nuevo sistema.

¿Qué plazos se establecen para el reporte de los registros?

La información deberá proporcionarse de forma correcta y completa a la AEAT en un plazo máximo de 4 días naturales -8 días para las facturas registradas durante el período el período 1 de julio hasta el 31 de diciembre de 2017-,  excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde la emisión/registro contable de las facturas -en funcion﷽﷽﷽﷽﷽﷽﷽﷽e orme.
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ón de que se trate de facturas emitidas o recibidas, respectivamente-. En el caso de importaciones, se enviará la información a los 4/8 días desde la fecha de registro contable del documento en el que conste la cuota liquidada por las aduanas.

El suministro de la citada información deberá realizarse en todo caso antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se hubiera producido el devengo del Impuesto correspondiente a la operación que debe registrarse, en el caso de las facturas expedidas y antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación en que se hayan incluido las operaciones correspondientes, en el caso de las facturas recibidas. En el caso operaciones de importación, la información deberá reportarse antes del día 16 del mes siguiente al final del periodo al que se refiera la declaración en la que se hayan incluido.

Conviene señalar que el plazo límite para el reporte de las facturas expedidas coincide con el fin de plazo para expedir y remitir dichas facturas, de acuerdo con la nueva redacción del Reglamento de Facturas, aprobado por el Real Decreto 1619/2012. De esta forma, si un empresario expide la factura el día 15 del mes siguiente al devengo, ese mismo día deberá remitir los registros de facturación a través del SII (es decir, no contará con el plazo general de 4/8 días adicionales, pues entraría en juego la fecha límite señalada del día 15 del mes siguiente al devengo).

¿Qué cambios supone en la gestión del IVA y cómo afecta al proceso de preparación y presentación de autoliquidaciones del IVA?

El SII supone un punto de inflexión en lo que se refiere a la gestión del IVA. Se pasa de un modelo de reporte de importes agrupados de operaciones basado en la presentación periódica de autoliquidaciones del Impuesto y otros modelos tributarios -340, 347, 349, 390, algunos de los cuales dejan de ser obligatorios- que no requerían la identificación de conceptos tan significativos como el devengo del IVA o algunos datos de facturación, a otro modelo donde las entidades afectadas proporcionarán información muy completa respecto de cada una de las transacciones realizadas.

Se trata de una información que participa además de un nivel de detalle significativo sobre el tratamiento del IVA aplicado a las operaciones, muy superior al del contenido en aquellas autoliquidaciones y declaraciones periódicas y más aún del de los ya “antiguos” libros registro.

Adicionalmente, los “antiguos” libros se aportaban a la AEAT solamente en caso de requerimiento previo (exceptuando los obligados a presentar el Modelo 340), lo que implicaba necesariamente un decalaje temporal entre la realización de las operaciones y su registro y “reporte”. Bajo el nuevo sistema, la información se suministra en tiempo real o casi real y en un formato «interactivo», lo que permite su tratamiento, análisis y, en su caso, contraste por parte de la AEAT de forma cuasi-inmediata, permitiendo un control que puede estar mucho más dirigido a la correcta identificación de operaciones concretas.
En este sentido y como señalábamos, la aplicación del SII supone para las empresas una revolución en el ámbito de la gestión administrativa y procesos. Y es que, con el fin de cumplir con la citada normativa del SII, las entidades sujetas se han visto obligadas a acometer una serie de modificaciones a nivel de procesos y sistemas tecnológicos que garanticen poder contar con la información necesaria para un adecuado reporte en unos plazos muy exigentes. Cumplir con la nueva normativa supone además integrar funciones y departamentos dentro de la empresa, con el fin de que actúen de forma coordinada ya que las obligaciones de información afectan a diferentes departamentos.

De acuerdo con lo anterior, el proceso de preparación y presentación de autoliquidaciones del IVA se ve afectado de manera directa por el reporte de las operaciones correspondientes al SII, teniendo en cuenta que la presentación de las citadas autoliquidaciones se produce en un momento posterior al propio reporte a la AEAT de muchas de las operaciones en ellas reflejadas.

Así, se difuminan los filtros entre la información contenida en los sistemas y registros de facturación de las empresas y la información de la que dispone la AEAT, lo cual conlleva un cambio sustancial en la gestión y toma de decisiones respecto del IVA -e incluso de otros impuestos- y la preparación de las citadas autoliquidaciones, resultando necesaria una gestión fiscal previa, cuasi preventiva y que deberá estar progresivamente automatizada o integrada en los sistemas de información -ERPs-. La gestión del IVA y la toma de decisiones a posteriori – en relación con la propia obligación de expedir factura, la sujeción al Impuesto, el tipo impositivo, el devengo, etc.-, se ha de ver relegada con la entrada en vigor del SII.

¿Qué aspectos suscitan problemas prácticos a la hora del reporte al SII?

Señalamos a continuación una serie de ejemplos sobre aspectos que han suscitado problemas prácticos en lo que al reporte al SII de determinados datos u operaciones se refiere:

Reporte de NIFs:

La obligación de reportar al SII el NIF de la contraparte de cada operación -a excepción de los casos de reporte de facturas simplificadas- ha sido uno de los motivos frecuentes de rechazo por parte de la AEAT en términos de contraste de información.

En especial, los contribuyentes están experimentando dificultades en lo que se refiere al reporte de NIFs de personas físicas, pese a las acciones llevadas a cabo por la AEAT para tratar de facilitar este aspecto, como la posibilidad de contrastar de forma “masiva” los NIFs de los que disponen los contribuyentes frente a los censados por la Administración, junto con la correlación con los nombres o denominaciones sociales, o la introducción de nuevas claves para poder registrar en el SII aquellos NIFs que no figuren censados en la base de datos de la AEAT.

Reporte de facturas rectificativas:

Uno de los mayores retos que está suscitando la implantación operativa del SII es el correcto tratamiento de las facturas rectificativas, siendo un aspecto que afecta a todos los procesos de facturación.

La forma de reportar al SII este tipo de facturas -que no responde si no a la forma en la que estas han de expedirse de acuerdo con los términos del Reglamento de facturas- ha venido a poner de manifiesto la discrepancia que tradicionalmente ha existido en la forma de expedir estas facturas reconocida en la normativa de facturación y la práctica comercial de los contribuyentes, amparada en muchos casos en la lógica de sistemas ERPs contruidos bajo unas pautas establecidas a nivel internacional.

Tanto es así, que éste es uno de los aspectos que mayores modificaciones ha sufrido en relación con el SII y las distintas versiones de la información publicada por la AEAT para su reporte, todas ellas encaminadas a una lógica flexibilización, con el fin de no convertir el reporte estas facturas en una tarea virtualmente imposible para los contribuyentes.

Del mismo modo y a raíz de las complejidades derivadas del reporte al SII de estas facturas, se han iniciado ya determinadas acciones por parte de diversos sectores empresariales, dirigidas a modificar la propia redacción del Reglamento de facturas a estos efectos, en busca de una mayor flexibilidad. Es el caso, por ejemplo, de determinados descuentos concedidos en el sector de la distribución y que son objeto de autofacturación.

Reporte de facturas simplificadas, particularmente de las notas de gasto:

Se trata de otro de los grandes retos que plantea el SII a las entidades, como es la necesidad de reportar todas las facturas simplificadas recibidas.

Este aspecto adquiere especial relevancia en el caso de las tradicionales notas de gasto de los empleados, especialmente en los casos en que no se producía el registro contable individualizado de todas las facturas recibidas por los empleados, si no que tal registro tenía lugar a través de hojas de gasto con importes agrupados.

El SII pone de manifiesto la necesidad de registrar y reportar de forma individualizada todas y cada una de las facturas simplificadas recibidas, pudiéndose agrupar estas únicamente por día y proveedor, con independencia de que, precisamente por tratarse de facturas simplificadas donde no se incluyen los datos del receptor, no quepa la deducción del IVA soportado por parte de los contribuyentes.

Esta obligación está suponiendo considerables esfuerzos de adaptación por parte de los contribuyentes, a nivel de sistemas y procesos, con el fin de registrar la totalidad de estas facturas.

Reporte de operaciones sujetas a la modalidad avanzada del REGE -Régimen Especial del Grupo de Entidades en el IVA-:

Nos encontramos con un supuesto donde los problemas a la hora de reportar al SII este tipo de operaciones no parecen venir derivados de una dificultad para adaptar los sistemas de información de los contribuyentes, que ya estaban generalmente preparados para recoger de forma correcta estas operaciones de cara a su correcto tratamiento en el IVA -particularmente la base imponible del Impuesto-, su traslado a las autoliquidaciones o incluso su facturación. Por el contrario, los principales problemas derivan de la ausencia de menciones específicas a las particularidades de dichas operaciones, en términos de reporte de los correspondientes importes y de los cuadres efectuados por el sistema de la AEAT[1].

Cobro de anticipos y expedición de facturas:

Otro aspecto controvertido en cuanto a su correcta facturación y registro en el SII son los cobros y pagos anticipados.

En el caso de pagos anticipados, lo que trae consigo el devengo del IVA y por tanto la obligación de expedir una factura es el cobro de los mismos, mientras que la forma habitual de documentar y reclamar estos anticipos no es otra que la expedición, por parte de quien los ha de cobrar, de una factura.

Por otro lado, a excepción de unos supuestos específicos, el SII no permite el reporte de una factura cuya fecha de expedición es anterior a la fecha de operación o de devengo.

Se trata de un asunto que está ocasionando por ello dificultades prácticas en lo que al SII se refiere y que no ha sido aún resuelto por la AEAT.